GPSR – nowy poziom rygoru administracyjnego w polskim przemyśle
Wejście w życie ustawy z dnia 7 listopada 2025 r. o nadzorze nad ogólnym bezpieczeństwem produktów wyznacza dla polskiego przemysłu moment wyraźnej zmiany reguł gry, zwłaszcza dla producentów stolarki otworowej (okien, drzwi), mebli oraz produktów masowych, takich jak pellet czy artykuły higieniczne dla zwierząt. Ten akt prawny, wdrażający w polskim porządku rozporządzenie (UE) 2023/988 (GPSR), nie jest prostą korektą przepisów technicznych, ale pełną rekonstrukcją systemu nadzoru rynku, która w 2026 r. zaczyna działać w pełnym wymiarze.
Dla zarządów spółek oraz działów prawnych w firmach z branży stolarki otworowej, meblarskiej czy producentów wyrobów masowych nowe regulacje oznaczają definitywny koniec modelu „poczekajmy aż ktoś zapuka do drzwi”. Ustawa w istotny sposób rozszerza kompetencje Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK) oraz wojewódzkich inspektorów Inspekcji Handlowej, przesuwając ciężar dowodu na przedsiębiorcę i wprowadzając katalog kar finansowych, które mogą realnie zagrozić płynności nawet dużych podmiotów.
Niniejszy artykuł przedstawia prawną architekturę nowej ustawy z perspektywy jej stosowania w 2026 r., ze szczególnym uwzględnieniem ryzyk dla producentów z branży stolarki otworowej, meblarstwa oraz e‑commerce. Omawiamy kluczowe instrumenty kontrolne (m.in. zakup kontrolny, monitoring wypadków konsumenckich) oraz typowe braki w dokumentacji technicznej, które najczęściej kończą się karą sięgającą 1 000 000 zł, a następnie wskazujemy konkretne narzędzia audytowe, pozwalające zabezpieczyć spółkę przed rygorem natychmiastowej wykonalności decyzji administracyjnych.
1.Architektura nadzoru – kto i w jaki sposób kontroluje polskiego producenta?
Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy centralnym organem właściwym w sprawach nadzoru nad ogólnym bezpieczeństwem produktów jest Prezes UOKiK, który pełni funkcję pojedynczego krajowego punktu kontaktowego i urzędu łącznikowego w systemie Safety Gate. W praktyce oznacza to, że od 2026 r. polski producent staje się elementem ogólnoeuropejskiego łańcucha wymiany informacji o produktach niebezpiecznych, a decyzje krajowe mogą wywoływać skutki także na innych rynkach UE. Więcej o tym, jak działają nowe przepisy przeczytasz w naszym przewodniku po EUDR i PPWR dla branży opakowań.
Bezpośrednie czynności kontrolne na poziomie krajowym realizują wojewódzcy inspektorzy Inspekcji Handlowej, których uprawnienia ustawa znacząco rozszerza. Obejmują one m.in. prowadzenie kontroli planowych i doraźnych w sprawach wysokiego ryzyka bez konieczności wcześniejszego wszczynania postępowania, żądanie dostępu do specyfikacji technicznych oraz – co szczególnie istotne dla „inteligentnej” stolarki – do wbudowanego oprogramowania, a także pobieranie próbek do badań laboratoryjnych na koszt producenta w przypadku stwierzenia niezgodności.
Dla producentów stolarki otworowej i mebli oznacza to obowiązek posiadania wewnętrznej osoby odpowiedzialnej, która w terminie nie dłuższym niż 10 dni roboczych będzie w stanie udostępnić pełną dokumentację techniczną, certyfikaty materiałowe i dowody spełnienia wymagań bezpieczeństwa. W praktyce brak takiej roli często przekłada się na opóźnienia w komunikacji z organem, a te są kwalifikowane jako utrudnianie kontroli, co rodzi dodatkowe ryzyka finansowe. Sprawdź, jak wspieramy firmy w obszarze obsługi prawnej i compliance.
2. Instrumentarium kontrolne – zakup kontrolny i monitoring cyfrowy
W nowym modelu nadzoru organy odchodzą od wyłącznie „wizytacyjnego” podejścia do kontroli na rzecz narzędzi operacyjnych, które pozwalają zweryfikować produkt bez uprzedzania przedsiębiorcy. Jednym z najważniejszych rozwiązań, które w 2026 r. staje się standardem, jest zakup kontrolny – odpowiednik procedury „mystery shopping”, uregulowany w ustawie w szczegółowy sposób.
2.1. „Mystery shopping” w e-commerce
W odniesieniu do producentów mebli czy produktów dla zwierząt prowadzących sprzedaż online ustawa przewiduje możliwość dokonania zakupu kontrolnego przez inspektora, który posługuje się danymi nieujawniającymi jego prawdziwej tożsamości. Inspektor może korzystać z fikcyjnego imienia i nazwiska oraz adresu e‑mail, a cały proces – od złożenia zamówienia po odbiór – jest rejestrowany przy użyciu urządzeń utrwalających obraz i dźwięk. To krytyczny element dla dostawców sieci handlowych, którzy muszą dbać o każdy detal oferty.
Produkt pozyskany tą drogą jest traktowany jako próbka do oględzin i badań laboratoryjnych; jeśli wyniki wykażą brak zgodności z ogólnymi wymaganiami bezpieczeństwa, producent zostaje obciążony kosztami badań oraz ewentualnej utylizacji. Z perspektywy e‑commerce oznacza to, że każda oferta internetowa – wraz z opisem, zdjęciami i ostrzeżeniami – staje się potencjalnym materiałem dowodowym w postępowaniu nadzorczym.
2.2. Dostęp do systemów informatycznych i oprogramowania (Art. 23)
W przypadku stolarki otworowej wyposażonej w automatykę ustawa przyznaje organom prawo żądania dostępu do wbudowanego oprogramowania i danych niezbędnych do oceny bezpieczeństwa rozwiązania. Organy mogą w szczególności sprawdzać, czy algorytmy sterujące bezpieczeństwem, np. czujniki przeciwzgnieceniowe, nie generują nieakceptowalnego ryzyka dla użytkownika. Podobne rygory traceability wprowadzają przepisy o wylesianiu EUDR.
Odmowa udzielenia informacji technicznych lub odmowa dostępu do danych cyfrowych wiąże się z możliwością nałożenia administracyjnej kary pieniężnej sięgającej 50 000 zł. Dla producentów wyrobów z elementem software’owym praktyczną konsekwencją jest konieczność przygotowania procedur bezpiecznego i kontrolowanego udostępniania kodu, logów oraz dokumentacji algorytmów na potrzeby organu.
3. Krajowy system monitorowania wypadków konsumenckich (Art. 20)
Jednym z najbardziej dotkliwych dla reputacji i stabilności firmy rozwiązań jest powiązanie nadzoru rynku z systemem ochrony zdrowia poprzez krajowy system monitorowania wypadków konsumenckich, prowadzony przez Ministra Zdrowia. Od 2026 r. informacje o wypadkach są zbierane przez podmioty lecznicze bezpośrednio od poszkodowanych lub z dokumentacji medycznej i przekazywane do centralnego rejestru. Dowiedz się więcej o naszej ofercie szkoleń i warsztatów GPSR.
W systemie odnotowuje się m.in. dane dotyczące produktu powiązanego ze zdarzeniem, co w praktyce może oznaczać np. wpis o pękniętej szybie okiennej lub oderwanym elemencie mebla. Na podstawie zgromadzonych danych sporządzane są raporty zbiorcze przekazywane Prezesowi UOKiK, a powtarzające się wystąpienia produktów danej marki stanowią podstawę do wszczęcia planowej lub doraźnej kontroli u producenta.
4. Obowiązki informacyjne i językowe (Art. 4)
Ustawa jednoznacznie rozstrzyga kwestie komunikacji z konsumentem – obowiązek korzystania z języka polskiego przy wykonywaniu obowiązków informacyjnych dotyczy producentów, importerów oraz dostawców internetowych platform handlowych. Jeżeli produkt może stwarzać ryzyko w określonych warunkach, musi być opatrzony wyraźnymi i zrozumiałymi ostrzeżeniami w języku polskim, obejmującymi zarówno opakowanie, jak i dokumentację.
Niewypełnienie tych wymogów skutkuje wezwaniem do usunięcia nieprawidłowości, a w razie bezskutecznego upływu terminu – zakazem udostępniania produktu na rynku. Dla producentów drzwi oznacza to konieczność przeglądu każdej instrukcji montażu pod kątem jasności komunikatów dotyczących m.in. ciężaru skrzydła czy sposobu kotwienia ościeżnicy, przy czym błąd w instrukcji jest traktowany w praktyce na równi z wadą konstrukcyjną wyrobu. To jeden z obszarów, który analizujemy w naszych case studies.
5. System administracyjnych kar pieniężnych – mapa ryzyka finansowego
Najbardziej namacalnym elementem nowej regulacji, budzącym szczególne zainteresowanie zarządów, jest rozdział poświęcony administracyjnym karom pieniężnym. System sankcji został zbudowany tak, aby kara była dotkliwa, a zarazem adekwatna do wagi naruszenia oraz skali zagrożenia dla zdrowia publicznego.
5.1. Katalog kar i limity ustawowe
Ustawa przewiduje precyzyjne limity kar dla poszczególnych naruszeń obowiązków wynikających z rozporządzenia 2023/988 oraz przepisów krajowych. W przypadku wprowadzenia do obrotu produktu niezgodnego z ogólnym wymaganiem bezpieczeństwa producent naraża się na karę do 1 000 000 zł, za utrudnianie kontroli grozi kara do 300 000 zł, za naruszenia w zakresie identyfikowalności – do 100 000 zł, natomiast za odmowę udostępnienia produktu do badań w sprzedaży na odległość ustawodawca przewidział karę do 200 000 zł.
Warto zwrócić uwagę, że obok tych „głównych” sankcji istnieją również kary za naruszenia bardziej techniczne, w tym za niewykonanie określonych obowiązków informacyjnych, co czyni system sankcji wielopoziomowym. Dla spółek produkcyjnych oznacza to konieczność uwzględnienia ryzyka kar GPSR w matrycy ryzyka compliance obok sankcji wynikających z innych regulacji sektorowych.
5.2. Dyrektywy wymiaru kary (Art. 86)
Przy wymierzaniu kary organ – Prezes UOKiK lub wojewódzki inspektor – zobowiązany jest uwzględniać kilka ustawowo wskazanych kryteriów, co wyklucza uznaniowość oderwaną od okoliczności sprawy. Należą do nich m.in. waga naruszenia (w tym liczba produktów wprowadzonych na rynek), częstotliwość naruszeń w przeszłości, stopień przyczynienia się strony do ich powstania, dobrowolne działania naprawcze, uzyskana korzyść majątkowa, sytuacja osobista strony (przy osobach fizycznych) oraz stopień współpracy z organem.
W praktyce oznacza to, że dobrze udokumentowane działania naprawcze, wysoki poziom współpracy i rzetelny system zarządzania bezpieczeństwem produktu mogą realnie przełożyć się na obniżenie wymiaru kary. Dla zarządów firm jest to czytelny sygnał, że inwestycja w system compliance produktowego ma wymierny efekt także w postępowaniu administracyjnym.
6. Procedura „recall” i natychmiastowa wykonalność decyzji
W sytuacjach, gdy produkt stwarza poważne ryzyka (np. wadliwe okucia w ciężkich skrzydłach drzwiowych), ustawa przewiduje zastosowanie środków o charakterze nadzwyczajnym. Dotyczy to zwłaszcza decyzji nakazujących wycofanie produktu, jego odzyskanie od użytkowników końcowych oraz inne działania naprawcze.
6.1. Środki naprawcze i odzyskanie produktu (Art. 48)
Jeżeli Prezes UOKiK stwierdzi, że produkt jest niebezpieczny, może w drodze decyzji nakazać wyeliminowanie ryzyk, natychmiastowe wycofanie towaru z obrotu, odzyskanie go od użytkowników (recall) lub jego zniszczenie, jeżeli inne środki są niewystarczające. Z perspektywy producenta oznacza to konieczność posiadania procedury kryzysowej, obejmującej m.in. identyfikację partii, kanałów dystrybucji i komunikacji z klientami.
6.2. Rygor natychmiastowej wykonalności
Szczególnie dolegliwy jest mechanizm natychmiastowej wykonalności decyzji, stosowany w przypadku stwierdzenia poważnego ryzyka, gdy zaniechanie szybkich działań mogłoby zagrażać zdrowiu lub życiu konsumentów. W takiej sytuacji odwołanie do sądu nie wstrzymuje obowiązku natychmiastowego wycofania produktów ze wszystkich punktów sprzedaży oraz poinformowania rynku o zagrożeniu.
7. Postępowanie wobec dostawców platform handlowych (Art. 52–53)
Nowa ustawa uwzględnia specyfikę handlu internetowego, przenosząc część obowiązków również na dostawców platform handlowych. Jeżeli producent nie wykonuje decyzji o usunięciu treści dotyczących produktu niebezpiecznego, Prezes UOKiK może wydać decyzję adresowaną bezpośrednio do operatora platformy, nakazując usunięcie ofert lub zablokowanie dostępu do nich.
Decyzja musi wskazywać m.in. co najmniej jeden dokładny adres URL, umożliwiając precyzyjne zidentyfikowanie treści przeznaczonych do usunięcia. W skrajnych przypadkach organ może nakazać dostawcy usług społeczeństwa informacyjnego ograniczenie dostępu do całego interfejsu online danego przedsiębiorcy, co de facto czasowo wyłącza go z obrotu w kanale cyfrowym.
Podsumowanie i rekomendacje dla 2026 roku
Rok 2026 będzie dla polskiego sektora stolarki i meblarstwa czasem praktycznego sprawdzianu jakości wewnętrznych procedur w obszarze bezpieczeństwa produktów. Aby uniknąć paraliżu operacyjnego i dotkliwych sankcji finansowych, przedsiębiorcy powinni niezwłocznie wdrożyć działania porządkujące i prewencyjne.
Kluczowe kroki obejmują w szczególności: przeprowadzenie audytu dokumentacji technicznej wszystkich linii produktowych pod kątem zgodności z aktualnymi normami bezpieczeństwa, aktualizację instrukcji montażu i obsługi z naciskiem na czytelne ostrzeżenia w języku polskim, weryfikację oznakowania (identyfikowalność, dane producenta, numery partii) oraz ustanowienie funkcji „Osoby Odpowiedzialnej” zdolnej do reprezentowania firmy przed organami w rygorystycznym terminie 10 dni. Prawidłowa implementacja wymogów ustawy powinna być traktowana nie jako koszt, lecz jako element strategicznego zarządzania ryzykiem, wzmacniający konkurencyjność i bezpieczeństwo prawne przedsiębiorstwa. Nasz zespół wspiera firmy w wdrożeniach ESG i traceability.
Artykuł został opracowany w oparciu o treść ustawy z dnia 7 listopada 2025 r. o nadzorze nad ogólnym bezpieczeństwem produktów (Dz.U. 2025 poz. 1826) oraz rozporządzenie (UE) 2023/988 (GPSR).
Ranking najczęstszych błędów w świetle nowej ustawy
1. Błędy w instrukcjach i ostrzeżeniach (naruszenie Art. 4 i Art. 28)
To najprostszy do wychwycenia obszar niezgodności, który zazwyczaj skutkuje szybkim wezwaniem do usunięcia naruszeń pod rygorem zakazu sprzedaży. Do typowych błędów należą m.in.: brak języka polskiego (stosowanie wyłącznie piktogramów lub instrukcji w językach obcych w kluczowych komunikatach bezpieczeństwa), niejasne sformułowania ostrzeżeń (np. brak wskazania konieczności zakotwienia mebla do ściany) oraz niepełne instrukcje dotyczące bezpiecznej konserwacji produktu, w tym brak informacji o regulacji okuć w oknach.
2. Braki w identyfikowalności produktu (naruszenie Art. 92)
Naruszenia w obszarze identyfikowalności są traktowane jako uchybienia administracyjne i mogą skutkować karą do 100 000 zł. Najczęściej spotykane problemy to brak danych producenta (nazwa, adres, numer partii lub typu produktu) bezpośrednio na wyrobie, a także stosowanie nietrwałych etykiet, które ulegają zatarciu jeszcze przed dotarciem produktu do użytkownika końcowego.
3. Uchybienia w dokumentacji technicznej i współpracy (naruszenie Art. 23 i Art. 84)
Są to błędy proceduralne, które utrudniają lub wręcz uniemożliwiają organom rzetelną ocenę bezpieczeństwa produktu. Należą do nich przede wszystkim przekroczenie 10‑dniowego terminu na udostępnienie dokumentacji, brak dostępu do oprogramowania w przypadku produktów „inteligentnych” oraz posługiwanie się analizą ryzyka opartą na już uchylonej ustawie z 2003 r. zamiast na aktualnych wymogach GPSR.
4. Błędy w kanale e-commerce (naruszenie Art. 52 i Art. 78)
W sprzedaży internetowej szczególnie widoczne są błędy wykrywane podczas anonimowych zakupów kontrolnych. Do najczęstszych należą rozbieżności pomiędzy informacjami na stronie (parametry bezpieczeństwa, ostrzeżenia), a treścią instrukcji dołączonej do produktu, a także brak wyraźnych ostrzeżeń o ryzykach w opisie produktu, co pozbawia konsumenta możliwości świadomego podjęcia decyzji.
5. Brak wyznaczonej „Osoby Odpowiedzialnej” (naruszenie Art. 80)
Jest to poważny błąd organizacyjny, który w praktyce paraliżuje komunikację z organami nadzoru. Brak formalnie wyznaczonego pracownika dysponującego odpowiednią wiedzą techniczną i umocowaniem do reprezentowania firmy przed Inspekcją Handlową może prowadzić do nałożenia kary sięgającej 200 000 zł.
Rekomendacja (GPSR 2026)
Większość wskazanych błędów wynika nie z celowego działania, ale z zaniedbania systematycznego przeglądu instrukcji, tabliczek znamionowych i procesów wewnętrznych. Z perspektywy praktyki doradczej rekomendowane jest niezwłoczne sprawdzenie, czy na każdym skrzydle drzwiowym i każdej ramie okiennej znajduje się pełna nazwa producenta, dane kontaktowe oraz czy instrukcja montażu zawiera jasny opis ryzyk związanych z masą produktu. Warto pamiętać, że kara za brak identyfikowalności jest w praktyce nakładana niemal automatycznie po stwierdzeniu braku wymaganych danych na produkcie, co czyni z tego obszaru jeden z priorytetowych punktów audytu.
Gotowy na audyt GPSR 2026?
Twoje produkty są bezpieczne, ale czy Twoja dokumentacja przetrwa kontrolę Inspekcji Handlowej?
VeriGreen łączy prawo, produkcję i finanse w jednym zespole. Nie dostaniesz od nas 80-stronicowej procedury z szuflady – przejdziemy przez halę, sprawdzimy tabliczki znamionowe, instrukcje montażu i oznakowanie. Zbudujemy system, który przejdzie audyt bez zatrzymania produkcji.
Sprawdzimy za Ciebie:
- Czy instrukcje montażu zawierają wszystkie wymagane ostrzeżenia w języku polskim
- Czy Twoje produkty mają pełne dane identyfikacyjne (producent, numer partii, typ)
- Czy dokumentacja techniczna jest gotowa do udostępnienia w terminie 10 dni
- Czy masz wyznaczoną „Osobę Odpowiedzialnej” z pełnomocnictwami
Nie ryzykuj kary do 1 000 000 zł. Porozmawiajmy o Twoich produktach przed pierwszą kontrolą.
Komentarze są zablokowane